PLANEACION DE RECURSOS EMPRESARIALES (E.R.P.)

PLANEACION DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como finalidad dar a conocer uno de los sistemas integrados más usados en la actualidad por el mundo de los negocios.

El manejo de la información es clave dentro de cualquier organización. En la industria manufacturera, los primeros sistemas creados para integrar los datos y organizar los diferentes procesos productivos tuvieron su inicio con las aplicaciones MRP (planeación de los requerimientos de los materiales), mismas que evolucionaron a lo que hoy conocemos como sistemas ERP (planeación de los recursos empresariales). Estos sistemas son básicos para comprender cómo la Tecnología de Información ha aportado ventajas competitivas al sector industrial.

Los sistemas ERP son sistemas inteligentes los cuales ayudan a la toma de decisiones en los niveles directivos de las empresas, ya que se concentra toda la información de varias áreas de la Compañía para poder pronosticar y mantener una mejor organización de los datos actuales y futuros de diferentes procesos del negocio, como son: finanzas, contabilidad, ventas, marketing.
Situaciones como malversaciones, duplicidad de información, conflicto entre departamentos etc. Es lo que este sistema pretende evitar.
Analizaremos su definición, sus características, ventajas y desventajas para el mundo empresarial.

PLANEACION DE RECURSOS EMPRESARIALES (E.R.P.)

Existen varias definiciones de un ERP entre las cuales podemos destacar:

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

Por otro lado, al Enterprise Resource Planning (ERP) se puede definir también como "paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización". Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.

Algunas definiciones acerca de Planeación de Recursos Empresariales de diferentes autores tales como:

Según Orton y Marlene (2004), “definen a los sistemas (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la Empresa”.

Según Reuther,D. (2004) en su artículo menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon (2000), “definen los sistemas (ERP) como un sistema de administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.

- Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata evitando así que se cometan malversaciones, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP podremos tener la empresa bajo control e incrementar la calidad de los servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras entre departamentos, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.

Los ERP son una evolución de los sistemas (MRP), los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de los trabajos en planta.

Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones como puede ser el CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), etc.


El equipo debe incluir gente técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que entiende cómo opera la compañía, aunque se debe reconocer que de ambos es más importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas áreas.

Conocimiento del Sistema ERP
Conocimiento detallado sobre el Proyecto de negocio.

Éxito del Proyecto ERP.

Los Sistemas ERPs no son fáciles de implementar, se requiere de un largo período para ello, además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs, esto facilitará la implementación en la empresa.
Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando en la implementación de dichos sistemas.

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS ERP.

El origen de los sistemas ERP se remonta a la década de los 70, cuando se comenzó a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar todos los requerimientos de materia prima dentro de las organizaciones empresariales; uno de los primeros sistemas MRP fue el llamado “Mapics”, desarrollado por IBM y utilizado originalmente en México.
A comienzos de la década de los 80 aparecen los sistemas de planificación de recursos de fabricación MRP II (Manufacturing Resources Planning), mediante los que se pretende contrastar la disponibilidad de recursos necesarios para la ejecución de las órdenes de producción planificadas. Es por esto, por lo que en ocasiones se les denomina «MRP con capacidad finita».
Si bien durante los años 80 hubo intentos de integración de la gestión de la empresa (iniciativas como la denominada BRP, Bussiness Resources Planning), este proceso puede considerarse característico de la década de los 90, en que termina por imponerse la denominación ERP (Enterprise Resources Planning).
En gran parte, estos sistemas integrados de gestión empresarial pueden ser considerados como la extensión de los sistemas MRP, a partir de su uso en compras, producción, ingeniería y almacenes, a otras áreas de la empresa.

OBJETIVOS PRINCIPALES DE LOS SISTEMAS ERP

Ø Optimización de los procesos empresariales.
Ø Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
Ø La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
Ø Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ERP

Los sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una empresa. Para que verdaderamente ser considerado como un sistema ERP, debe poseer algunas de las siguientes características fundamentales:

· Flexibilidad: Un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente/servidor permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.

· Integrales: Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

· Modulares: El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes. El sistema soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y o/adaptabilidad de otros módulos posteriormente.

· Adaptables: Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

VENTAJAS DE UN ERP

Nombraremos algunos de las ventajas que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

· Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.
· Integración entre las funciones de las aplicaciones.
· Reduce los costos de gerencia.
· Incrementa el retorno de inversión.
· Fuente de Infraestructura abierta.
· Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, está integrado.

· El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).

· Seguridad: La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

· Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.

DESVENTAJAS DE UN ERP

· Implantación de la solución muy costosa tanto en tiempo como en dinero.
· El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.
· Necesidad de empleados muy cualificados para controlar las operaciones
· Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
· Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
· Hay pocos expertos en ERPs.

CONCLUSION

En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.

Los ERP permiten tomar decisiones de mejor calidad y en el momento preciso en el cual se deben tomar, la implementación de este sistema aunque sea costosa las empresas recuperan la inversión volviéndose más productivas y mejorando la calidad de sus productos, de esta manera ofrecen un servicio más eficiente y eficaz a sus clientes.

Además podemos concluir que pese a la gran ventaja que ofrece este producto ERPs a las empresas una gran mayoría no conoce este sistema y por otra parte las que lo conocen no utilizan este sistema por su complejidad, esto se debe al poco conocimiento y manejo de este sistema.