01 septiembre 2014

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES VINCULADOS CON ASUNTOS TRIBUTARIOS

OBLIGACIÓN DE LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD COMPLETA (Artículo 65 de la Ley Impuesto a la Renta)

1. Las Personas Jurídicas 

- Contabilidad completa

2.- Las Personas Naturales (Con Negocio).

De acuerdo a los siguientes tramos:

a. Hasta 100 UIT de ingresos brutos anuales:
-  Registro de Ventas e Ingresos
-  Registro de Compras
-  Libro de Inventarios y Balances y
-  Libro de Caja y Bancos

b. Mas de 100 UIT de ingresos brutos anuales: Contabilidad Completa

Los libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:

1. Libro de Caja y Bancos
2. Libro de Inventarios y Balances
3. Libro Diario
4. Libro Mayor
5. Registro de Compras
6. Registro de Ventas e Ingresos:

Asimismo, los siguientes libros y registros integraran la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta. 

1. Libro de Retenciones incisos e) y f) del articulo 34º de la Ley del Impuesto a la Renta.
2. Registro de Activos Fijos
3. Registro de Costos
4. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
5. Registro de Inventario Permanente Valorizado.  

OBLIGACIÓN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES DE LOS DEUDORES TRIBUTARIOS 

Con relación a los Libros y Registros Contables los Deudores Tributarios están obligados a:

a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT; o los sistemas, programas, soportes portadores de microformas grabadas, soportes magnéticos y demás antecedentes computarizados de contabilidad que los sustituyan, registrando las actividades u operaciones que se vinculen con la tributación conforme a lo establecido en las normas pertinentes.
Los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministro de Economía y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los Estados Unidos de América.
b. Igualmente el deudor tributario deberá indicar a la SUNAT el lugar donde se llevan los mencionados libros, registros, sistemas, programas, soportes portadores de microformas grabadas, soportes magnéticos u otros medios de almacenamiento e información y demás antecedentes electrónicos que sustenten la contabilidad; en la forma, plazos y condiciones que ésta establezca. 

Numeral 4 Articulo 87 TUO del Código Tributario

Constituyen infracciones relacionadas con la obligación de llevar libros y/o registros, o contar con informes u otros documentos:

a. Omitir llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos.

b. Llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, el registro almacenable de información básica u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes.

c. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o actos gravados, o registrarlos por montos inferiores.

d.Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT.

e. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, que se vinculen con la tributación.

f. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución deSuperintendencia de la SUNAT, excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera.

g. No conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, documentación sustentatoria, informes, análisis y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, o que estén relacionadas con éstas, durante el plazo de prescripción de los tributos.

h. No conservar los sistemas o programas electrónicos de conabilidad, los soportes magnéticos, los microarchivos otros medios de almacenamiento de información utilizados en sus aplicaciones que incluyan datos vinculados con la materia imponible en el plazo de prescripción de los tributos.

i. No comunicar el lugar donde se lleven los libros, registros, sistemas, programas, soportes portadores de microformas gravadas, soportes magnéticos u otros medios de almacenamiento de información y demás antecedentes electrónicos que sustenten la contabilidad.

Articulo 175 TUO del Código Tributario.

SISTEMA DE CONTABILIDAD 

a) Sistema de Contabilidad Manual.
- Libros Tradicionales.

b) Sistema de Contabilidad Computarizado.
- Hojas Sueltas
- Hojas Continuas

Para optar por un sistema de contabilidad se debe poner con conocimiento de la SUNAT obligatoriamente ya sea en el momento de inscribirse en el Registro único de Contribuyentes o realizar modificación en cualquier momento.   

AUTORIZACIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTRO CONTABLES U OTROS LIBROS DEUDORES 

4.1.LEGALIZACION DE LOS LIBROS

Los libros y registros vinculados a asuntos Tributarios serán legalizados por:

- Los notarios.
- Jueces de paz letrados.
- Jueces de paz.

Los notarios o jueces a que se refiere el párrafo anterior colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente información:

a) Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el  caso.
b) Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario,según sea el caso.
c) Número del RUC.
d) Denominación del Libro o Registro.
e) Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;
f) Número de folios de que consta.
g) Fecha y Lugar en que se otorga; y
h) Sello y Firma del notario o Juez, según sea el caso.

AUTORIZACIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES U OTROS LIBROS Y REGISTROS

LIBRO DE PLANILLAS. Esta regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias. Ministerio de Trabajo
Articulo 2 de la Resolución de Superintendencia Nro 234-2006/Sunat 

4.2. OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACIÓN

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. 

LIBRO DE PLANILLAS. Tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias. 
Articulo 3 de la Resolución de Superintendencia Nro 234-2006/Sunat

4.3. EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS.

Las hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.
Las hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables.

El empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro(4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones.

De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.
Articulo 5 de la Resolución de Superintendencia Nro 234-2006/Sunat.

REQUISITOS, CARACTERISTICAS, CONTENIDO, FORMA Y CONDICIONES EN QUE DEBERÁ SER LLEVADO LOS LIBROS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD 

a) Contar con los siguientes datos de cabecera:

(i) Denominación del libro o registro.
(ii) Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.
(iii) Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste. 

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

b) Contener el registro de las operaciones:

(i) En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden pre- determinado.
(ii) De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.
(iii) Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente en el país, a cuyo efecto emplearán cuentas contables desagregadas a nivel de:
(iii.1) Tres (3) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs; y, 
(iii.2) Cuatro (4) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs.
(iv) Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda. 

A tal efecto, los totales acumulados en cada folio, serán trasladados al folio siguiente precedidos de la frase "VAN". 
En la primera línea del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase "VIENEN".
Culminado el período o ejercicio gravable, se realizará el correspondiente cierre registrando el total general..

De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable, se registrará la leyenda "SIN OPERACIONES" en el folio correspondiente

Lo dispuesto en el presente inciso (iv) no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. En ese caso, la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio.
(v) En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.

c) Incluir los registros o asientos de ajuste, re clasificación o rectificación que corresponden. 

d) Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.

e) Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboración

Lo dispuesto en el presente artículo, no será de aplicación para:

i) El Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, regulado en la Ley de la EIRL.
ii) El Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, regulado en la Ley General de Sociedades.
iii) El Libro de Actas del Directorio, regulado en la Ley General de Sociedades
iv) El Libro de Matrícula de Acciones, regulado en la Ley General de Sociedades. 
v) El Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N° 001- 98-TR y normas modificatorias.
Articulo 6 de la Resolución de Superintendencia Nro 234-2006/Sunat

FORMATOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD PUBLICADOS EN OTRO ARTÍCULO.

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