PRESUPUESTO MAESTRO, PRESUPUESTO OPERATIVO

Presupuesto Maestro: Presupuesto Operativo

I.                    ANTECEDENTES DEL PRESUPUESTO:

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del Francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto.

Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó

los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos,

y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.

El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo de efectivo.

II.                  DEFINICION.

Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de

un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados

hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados). 

Presupuestar como palabra análoga para este estudio resulta de hacer el cómputo anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio, los presupuestos se realizan en base al conocimiento acumulado que la organización tiene de la actividad concreta de la empresa, de los cambios y pronósticos sobre las cantidades y precios, el periodo del presupuesto se realiza correspondiendo con el año financiero-fiscal-contable.

III.                FUNCIÓN DE LOS PRESUPUESTOS.

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial.

De manera ideal la Gerencia espera que la función presupuestal proporcione:

 Una herramienta analítica, precisa y oportuna.

1)     La capacidad para pretender el desempeño.

2)     El soporte para la asignación de recursos.

3)     La capacidad para controlar el desempeño real en curso.

4)     Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.

5)     Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

6)     Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.

7)     Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

IV.  IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS.

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

V.   CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS.

5.1   SEGÚN SU FLEXIBILIDAD

A)    Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados

Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

B)    Flexibles o Variables

Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

5.2 SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN

A)     Corto Plazo

Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

B)    Largo Plazo

En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

5.3 SEGÚN EL SECTOR

A)    Presupuestos del Sector Privado

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos Presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales.

B)    Presupuestos del Sector Público

Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales.

5.4 SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN

A)    Presupuesto Maestro

Está integrado básicamente por dos áreas que son: El Presupuesto de operación y
el Presupuesto Financiero.

El presupuesto Maestro, es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.

Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.

Beneficios:

1.     Define objetivos básicos de la empresa.

2.     Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.

3.     Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.

4.     Facilita el control de las actividades.

5.     Permite realizar un auto análisis de cada periodo.

6.     Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

Limitaciones:

a)  El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

b) El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

c) Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.

d) Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

CUADRO COMPARATIVO DEL PRESUPUESTO MAESTRO. Este Presupuesto es un modelo a seguir por las características de su aplicación y de obtención de resultados, es directo, es medirle, es comparativo y hasta cierto punto asegura el retorno de la inversión.

1. PRESUPUESTO DE OPERACIÓN.

Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro:

·       Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)

·       Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)

·       Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto partes etc.)

·       Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)

·       Presupuesto gasto de fabricación.

·       Presupuesto costo de producción (sin el margen de ganancia)

·       Presupuesto gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad).

·       Presupuesto gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo).

2. PRESUPUESTO FINANCIERO.

Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:

·         Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)

·         Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)

·         Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)

·         Caja final.

·         Caja inicial.

·         Caja mínima.

3. PRESUPUESTO DE INVERSIÓN DE CAPITAL.

Comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados, y comprende:

·         Compra activo tangible.

·         Compra activo intangible.

4. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO MAESTRO

El punto de partida de un Presupuesto maestro es la formulación de meta a largo plazo por parte de la gerencia, a este proceso se le conoce como "planeación estratégica".
El presupuesto se usa como un vehículo para orientar a la empresa en la dirección deseada, una vez elaborado el presupuesto, este sirve como una herramienta útil en el control de los costos.
El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronostico de ventas, el proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestados, el presupuesto de caja y el balance general presupuestado.

Enfoques:

1. Enfoque de la alta Dirección.- Los ejecutivos de venta, producción, finanzas y administración deben pronosticar las ventas sobre la base de experiencia y conocimiento de la empresa y el mercado.
2. Enfoque sobre la base de la Organización.- él pronostica se inicia desde abajo con cada uno de los vendedores, la ventaja radica en que todos los niveles de la empresa participa de alguna manera en el desarrollo de la estimación presupuestal.

Presupuesto De Ventas

Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo.

Componentes:

·         Productos que comercializa la empresa.

·         Servicios que prestará.

·         Los ingresos que percibirá.

·         Los precios unitarios de cada producto o servicio.

·         El nivel de venta de cada producto.

·         El nivel de venta de cada servicio.

Observaciones:

La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del presupuesto maestro, es el pronostico de ventas, si este pronostico a sido cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serian muchos mas confiables, por ejemplo:
Él pronostico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

·         Producción

·         Compras

·         Gastos de ventas

·         Gastos administrativos

Él pronostico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad.

a). Elaboración de un Presupuesto de Venta. Se inicia con un básico que tiene líneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico de ventas por cada trimestre.

b). Presupuesto De Producción.  Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado.

En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

Proceso:

·         Elaborando un programa de producción.

·         Presupuestando las ventas por línea de producción.

c). Elaboración de un programa de producción. Consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto innecesario en pago de mano de obra ocupada.

d). Presupuesto de Mano de Obra (PMO). Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.
La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Componentes:

·         Personal diverso

·         Cantidad horas requeridas

·         Cantidad horas trimestrales

·         Valor por hora unitaria

e). Presupuesto de Gasto De Fabricación. Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Sustentación:

·         Horas - hombres requeridas.

·         Operatividad de maquinas y equipos.

·         Stock de accesorios y lubricantes.

Observaciones.- este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.

f). Presupuesto de Costo de Producción. Son estimados que de manera especifica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción.

Características:

·         Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde.

·         Debe estimarse el costo.

·         No todos requiere los mismos materiales.

·         El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción.

g). Presupuesto de Requerimiento de Materiales (PRM). Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.

h). Presupuesto de Gasto de Ventas (PGV). Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero.
Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.

Características:

·         Comprende todo el Marketing.

·         Es base para calcular el Margen de Utilidad.

·         Es permanente y costoso.

·         Asegura la colocación de un producto.

·         Amplia mercado de consumidores.

·         Se realiza a todo costo.

Desventajas:

·         No genera rentabilidad.

·         Puede ser mal utilizado.

i). Presupuesto De Gastos Administrativos (PGA). Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

CASO PRÁCTICO

ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS OPERATIVOS

El gerente financiero de una empresa fabricante de chompas está elaborando los pronósticos financieros necesarios de setiembre a diciembre 2008; para sustentar su solicitud de crédito ante un banco. El mencionado gerente financiero debe preparar lo siguiente:

ü  Presupuesto de venta.

ü  Presupuesto de costo de producción.

ü  Presupuesto de gastos de administración y ventas.

ü  Presupuestos de gastos financieros.

Con la siguiente información (a precios constantes):

PRODUCCIÓN. En los primeros dos meses de proyección la empresa producirá al 50% de su capacidad instalada, en los dos siguientes meses, al 70%. Su capacidad máxima de producción es de 4000 chompas mensuales.

VENTAS. Se estima que en cada mes se venda la misma cantidad que se produce, venta en la cual el 40% es al contado y el 60% de cobranza a 30 días. El precio de venta unitario es de S/.30.00.

COSTOS DE PRODUCCIÓN. Los costos mensuales de producción, trabajando a plena capacidad son los siguientes:

Mano de obra                          S/.        20,000.00

Materias primas                                   18,000.00

Insumos                                              10,000.00

Alquileres                                              5,000.00

Depreciación                                       15,000.00

• El 30% del rubro de mano de obra no depende del volumen de producción.
• El 70% de las materias primas se paga al contado y el 30% con letra a 30 días.

FINANCIAMIENTO. La empresa estima necesario solicitar un crédito al banco por  S/.10,000.00 y espera obtenerlo a mediados del mes de setiembre, con un plazo de 4 meses, cancelable en amortizaciones mensuales iguales. Los intereses son del 7% mensuales al rebatir.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y VENTAS. Los gastos tienen el siguiente comportamiento:

Setiembre y octubre                             S/.      17,000.00

Noviembre y diciembre                                    20,000.00

IMPUESTOS: Son del 20% de la utilidad imponible.

OTROS DATOS:

v  El saldo inicial de caja del mes de setiembre se estima en S/.500.00

v  La cobranza para el mes de setiembre es de S/.8,000.00

v  En el mes de noviembre se debe cancelar una letra de S/.12,000.00 a un proveedor por la compra de un activo fijo.