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29 abril 2009

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR INFORMES DE CALIDAD

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INFORMES DE CALIDAD

Objetivos:

- Manejar los criterios para la formulación y presentación de informes.

- Manejar reglas generales, mecanismos técnicos y herramientas básicas para la redacción de informes de CALIDAD.

REDACCION DE INFORMES

- Es el producto resultante del trabajo. Reporte donde se da a conocer a los usuarios el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos.

- Los Informes son organizados para transmitir información en forma ordenada, lógica y objetiva. Lo que se pretende es transmitir información útil para resolver problemas.

- Generalmente el tipo de trabajo realizado determina el modelo del informe a emitirse.

ASUNTOS DE IMPORTANCIA PARA ELABORAR UN INFORME

Para determinar el contenido de un Informe, debe contestarse tres preguntas básicas:

- El Que : cual es el objeto de estudio, materia de análisis
- El Como: Manera de enfocar el tema, recursos
- Para Que: Utilidad del Informe

* La calidad de un Informe dependerá de su contenido, de la claridad con que se haga y, de su presentación.

* El redactor de un Informe no solo debe ocuparse de la forma de este. también debe cuidar la presentación externa: Formato, composición, tipo de letra, cubiertas y encuadernación.

* La información adquiere importancia de acuerdo a la capacidad que tengamos de desarrollar y obtener conclusiones validas, facilitando la toma de decisiones, la comprensión global de lo expuesto, y destacando situaciones singulares en cualquier análisis.

* La forma y contenido del Informe son indicios claves y determinantes de la calidad del trabajo que se realiza, ya que en cierta medida se juzgara al autor del Informe por la presentación de su trabajo.

REGLAS DE ESTILO DEL INFORME

* Para elaborar un Informe hay que observar determinadas reglas sobre la composición del texto. La razón no es otra que mantener la misma línea dentro de los diferentes estilos que pueda presentar el informe.

De ahí que debemos cuidar:

- La Claridad: Facilita la comprensión al lector

- La presentación: Debe ser ordenada, impecable y agradable a la vista

- La Coherencia: Permitirá mayor atención al texto

REDACCION DE UN INFORME

- El problema puede resumirse así: Tenemos claro lo que queremos decir, pero no sabemos como decirlo.

- Como cualquier otra actividad y destreza, la aptitud para formular Informes mejor escritos y consistentes, se adquiere y desarrolla con la práctica.

- Redactar un Informe es un acto de comunicación que implica saber que es lo que se va a decir, pero igualmente importante es saber como decirlo.

Lo ideal es que el lenguaje que se use sea:

* Claro
- Que sea fácil de leer y de entender. El lenguaje debe ser directo y desprovisto de tecnicismos innecesarios. Utilizando títulos, subtítulos, gráficos y fotografías pueden ayudar a su comprensión.
- Se entienda sin lugar a dudas

* Directo
- Vaya al grano, sin innecesarios rodeos ni derroche de palabra.

* Sencillo
- Entre dos o mas términos correctos, opte por el mas sencillo, el que Todos entiendan

* Económico
- Diga todo lo que tenga que decir con el mínimo de palabras. Sea conciso

* Conversacional
- Como si el autor lo estuviera contando aquien debe leerlo

* Preciso
- Que la información que se presente sea exacta, verdadera y confiable. Un error podría ocasionar que se cuestione

* Conciso
- Que no sea más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje. El exceso de detalles distrae la atención y puede desanimar al lector.

*Completo
-Debe contener toda la información necesaria para cumplir con los objetivos del Informe.

* Objetivo
- La credibilidad del Informe aumenta si los resultados son presentados con imparcialidad, sin exagerar ni enfatizar demasiado en los temas tratados.

* Convincente
- Las recomendaciones de ser el caso han de presentarse de manera persuasiva, de tal manera que se convenza a los lectores.

* Oportuno
- Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde.

Las principales ventajas de un esquema:

- Tras un ejercicio de reflexión, permite colocar en un orden adecuado todos los elementos según su jerarquía, relación y objetivo.
- Evita el olvido de elementos importantes durante el desarrollo del Informe y facilita la unidad lógica del texto.
- Garantiza la claridad y la fácil comprensión del texto.
- Después de preparar el esquema sométalo a la prueba de una cuidadosa revisión, escriba los asuntos relacionados con cada uno de los puntos. Procure que otros miembros de su equipo de trabajo lean y analicen el texto

CONTENIDO DEL INFORME

- El contenido del Informe expondrá ordenada y apropiadamente los resultados de la acción y mostrando los beneficios que reportara a la entidad.

- El Informe será denominado teniendo en consideración, la naturaleza o tipo de trabajo, con indicación de los datos correspondientes a su numeración e incluyendo adicionalmente un titulo, el cual deberá ser breve, específico y redactado en tono constructivo, si fuera pertinente. En ningún caso incluirá información confidencial o nombre de personas.

ESTRUCTURA DEL INFORME

I. INTRODUCCION

* Comprende la información general concerniente al trabajo realizado.

II. OBSERVACIONES

* En esta parte del Informe, donde se refiere a hechos o situaciones de carácter significativo y de interés.
- Las observaciones para su mejor comprensión, se presentan de manera ordenada, sistemática, lógica y numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos característicos.

III. CONCLUSIONES

* En este rubro se deberá expresar los juicios de carácter profesional, que se formulan teniendo como base las observaciones del Informe.

IV. RECOMENDACIONES

* Las recomendaciones constituyen las medidas específicas y posibles que, con el propósito de mostrar los beneficios que reportara la acción, se sugiere a la Administración de la entidad para promover la superación de las causas y las deficiencias evidenciadas.

- Estarán dirigidas principalmente al Directorio y la Gerencia General.

- Las recomendaciones se formularan con orientación constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestión de la entidad y el desempeño de los funcionarios y empleados, con énfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de los parámetros de economía, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados.

V. ANEXOS

* A fin de lograr el máximo de claridad en el Informe, solo se incluirá como Anexos, además de los expresamente considerados, aquellos documentos indispensables, que contengan importante información complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe.

INFORMES DE CALIDAD

* Un Informe es de calidad cuando:

- Contiene excelentes métodos de análisis
- Genera ahorro financiero
- Es un trabajo constructivo
- Las afirmaciones se encuentran debidamente sustentadas
- Tiene buenas recomendaciones.

- El uso de Diagramas y Gráficos es vital para la presentación de un informe, porque permite condensar fácilmente ideas completas acerca de un tema, posibilitando una mejora y más rápida comprensión.

- Con frecuencia no se leen los artículos en su totalidad, pero si se revisan tablas, figuras y gráficos que pueden inducir a la lectura de un Informe.

* Importancia de los gráficos

- Transmiten rápidamente los mensajes
- Resaltan lo que es importante
- Simplifican temas complejos
- Son mas interesantes
- Son mas fáciles de recordar

* Es importante tener en cuenta para el diseño de Tablas y Diagramas:

- Asegurarse que los diagramas estén claramente presentados
- Piense en los lectores mientras diseñe los cuadros
- Coloque la información en la secuencia apropiada.






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