23 abril 2009

INICIO DE LA AUDITORIA

INICIO DE LA AUDITORIA

1. Inicio de la auditoría

El primer paso consiste en definir si la auditoría interna va a realizarse por personal de la organización municipal o por personal subcontratado.

En cualquier caso, se regularán las condiciones de trabajo documentadamente y se comprobará que el personal que se asigne a los trabajos cumple con las condiciones mínimas exigidas, en cuanto a formación, conocimientos y experiencia.

Estos aspectos estarán recogidos documentalmente en el procedimiento para la realización de auditorias internas medioambientales del Sistema de Gestión Medioambiental.

2. Objetivos y alcance de la auditoría

El objetivo general de la auditoría consistirá en evaluar el desarrollo y la eficacia del Sistema de Gestión Medioambiental, aunque la auditoría podría estar restringida a determinadas áreas en las que previamente se hubieran detectado no conformidades o bien, a requisitos específicos como por ejemplo, el cumplimiento de la legislación.

3. Preparación de la documentación

La realización de la auditoría exige la elaboración de una documentación que facilite el desarrollo correcto de la auditoría.

El auditor acordará con la organización municipal las fechas en las que se realizará la auditoría y el programa de auditoría, donde se establecerán las actividades a auditar y se facilitará un cronograma que defina los trabajos a realizar.

Con respecto al programa de auditoría, éste debe recoger datos relativos a:

• El alcance de la auditoría (temas que abarca, actividades objeto de la auditoría, criterios medioambientales a considerar, período de tiempo cubierto por la auditoría);
• Personas/unidades funcionales que serán entrevistadas o visitadas en sus puestos de trabajo;
• Personal auditor;
• Temas/puntos del Reglamento a tratar;
• Fechas/horas de la entrevista auditada;
• Duración de las entrevistas;
• Documentación de referencia/pautas de conducta;
• Compromiso de confidencialidad (si ha lugar);
• Solicitud/mantenimiento de la documentación auditada.

Una vez elaborada la propuesta del programa se envía a la Alcaldía (Responsable del SGMA) al objeto de que merezca su aprobación. Una vez el programa ha sido aprobado, el auditor esperará a la recepción de la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental enviada por el auditado para proceder a su revisión.

4. Revisión previa de la documentación por el auditor

El auditor leerá, revisará y preparará con objeto de realizar la auditoría con el mínimo de improvisación y el máximo rigor, la documentación siguiente:

• Política, objetivos y programas medioambientales municipales.
• Manual de gestión medioambiental municipal.
• Manual de procedimientos de gestión medioambiental municipal.
• Instrucciones técnicas (las que existieren).
Como mínimo se revisará: política, manual del SGMA y declaración medioambiental A4 Pautas para la realización de una auditoría interna

5. Elaboración de la “Lista de comprobación” por parte del auditor

Para asegurar la eficacia del proceso de auditoría, el auditor prepara un protocolo técnico o lista de comprobación (o “check list”), que es un documento que recoge de manera ordenada todas aquellas cuestiones objeto de evaluación, facilita el proceso de auditoría y evita la pérdida de información. Este cuestionario ha de elaborarse teniendo en cuenta los criterios establecidos en la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental, y ha de recoger los aspectos necesarios para permitir la valoración del comportamiento medioambiental.

Las listas de chequeo se estructuran por puntos de la norma y permiten asegurar que como mínimo se evidencia el cumplimiento o no de los requisitos establecidos en el Reglamento EMAS.

6. Reunión inicial

Antes del comienzo de la auditoría, es conveniente que el auditor se reúna con la dirección de la organización municipal con la finalidad de tratar los puntos siguientes:

• Presentación del equipo auditor.
• Exposición de los objetivos y programa de realización de la auditoría.
• Indicación de la metodología y procedimiento a utilizar y confirmación de la disponibilidad de los medios necesarios para el desarrollo correcto de la auditoría.

7. Realización de la auditoría

Durante la realización de la auditoría, se seguirá el orden lógico establecido en el programa acordado, el cual ha de permitir obtener las evidencias de las cuestiones planteadas en la lista de comprobación.

Esta lista de comprobación ha de considerarse un documento guía, que puede sufrir las modificaciones que el auditor considere necesarias en el transcurso de la auditoría, como la inclusión de nuevas cuestiones o la eliminación de algunas de las existentes.

El objetivo de la auditoría es determinar la adecuación del Sistema de Gestión Medioambiental para conseguir la política y los objetivos medioambientales de la organización municipal, el grado de eficacia del sistema y la valoración del comportamiento medioambiental de la organización del municipio.

Para obtener las evidencias, el auditor utilizará los siguientes métodos:
• Examen de la documentación del sistema, incluidos registros y otros documentos.
• Entrevistas con el personal.
• Inspección visual de las actividades auditadas.
Los tres modos de obtener evidencias son complementarios y todos son utilizados en el transcurso de la visita de auditoría.

El auditor examinará el conjunto de los documentos del Sistema de Gestión Medioambiental, incluyendo la política, los objetivos y el programa, el manual y los procedimientos e instrucciones técnicas, así como los registros relativos a la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental. Se actuará del siguiente modo:
• Evidenciar que la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental contemple los requisitos establecidos en el Reglamento EMAS.
• Evidenciar que se dispone de la documentación necesaria en los lugares donde ésta se utilice (aunque el auditor ya disponga de ella).
• Solicitar, revisar y comprobar que el auditado ha obtenido los registros que se derivan de la aplicación de lo recogido en la documentación del sistema.

8. Documentos a revisar:

8.1. Documentos relativos a obligaciones legales:

• Recibos de pagos de tasas obligatorias de actividades: canon de saneamiento, canon de vertido, tasa de gestión de residuos, canon por abastecimiento de agua, etc.
• Autorizaciones diversas de actividades: de puesta en marcha, para realizar vertidos de aguas residuales a la red de saneamiento municipal, gestión de residuos peligrosos, y otros si fuera necesario de acuerdo a las obligaciones legales del Estado, de la Comunidad Autónoma o propios de la Entidad Local.
• Documentos comprobativos de control y seguimiento de instalaciones: como los referentes al control por la emisión de gases contaminantes, gestión de residuos peligrosos, ruidos u otros, generados por actividades y sobre las que el Ayuntamiento tenga la obligación de someter a control.
• Permisos y obligaciones derivados de los impactos medioambientales generados por sus servicios: permiso de vertido de la confederación hidrográfica para los vertidos municipales, del control de las emisiones de sus instalaciones y de la gestión de los residuos peligrosos, etc.
• Cualquier otro documento o registro referente a sus obligaciones establecidas, considerando todos los ámbitos: europeo, nacional, autonómico y local.

8.2. Registros que evidencien el funcionamiento de las prácticas implantadas para la mejora del comportamiento medioambiental:

• Características relativas a la gestión de residuos generados en el municipio, medidas de minimización, segregación y reutilización, contratos con Ayuntamientos gestoras dedicadas a la recuperación.
• Información disponible relativa tanto a la gestión medioambiental interna, como a las posibilidades de cooperación con otras entidades.
• Relación de materias primas auxiliares, sus características, consumo, envases que utilizan, etc.
• Registros de compra de materiales, contratos con suministradores o empresas contratadas donde se fijen condiciones relativas a la gestión medioambiental.
• Sistemas utilizados en el tratamiento de vertidos líquidos, destino de los vertidos.
• Instalaciones eléctricas, especificaciones y estado, consumos eléctricos y de combustibles y estudios sobre corrección y optimización energética.
• Ordenanzas municipales relativas a la protección medioambiental.
• Diagramas de instalaciones de captación, tratamiento y suministro de aguas, registros de consumos según procedencia y uso, estudios para la optimización y reutilización del agua.

8.3. Documentación básica del Sistema de Gestión Medioambiental a examinar:

• Política medioambiental.
• Objetivos y metas medioambientales.
• Programas de gestión medioambiental, en el que se recogen las actividades necesarias a realizar para el cumplimiento de los objetivos y metas medioambientales establecidos.
• Manual de gestión medioambiental: responsabilidades de la organización municipal, así como las funciones de la gestión medioambiental.
• Procedimientos medioambientales: describen el desarrollo de las actividades enunciadas en el manual de gestión medioambiental.
• Instrucciones Técnicas: describen como se desarrollan las actividades que generan aspecto/ impactos medioambientales
• Programa y resultados de las auditorías medioambientales (si la que se realiza no es la primera).
• Declaración medioambiental: información pública sobre el comportamiento medioambiental del municipio.

La documentación básica ha de ser revisada para asegurar que se encuentra allí donde se necesita y que el personal la conoce y actúa en consecuencia. El estudio y análisis de la documentación y los registros que ésta genera ha de ser lo más exhaustivo posible. Lógicamente durante la auditoría no puede comprobarse toda la documentación relacionada con el sistema, por lo que se han de establecer criterios objetivos, y por muestreo que aseguren, en la medida de lo posible, una revisión lo más completa posible.

En lo referente a los registros, no deben solicitarse ejemplos, sino elegir “carpetas” al azar de los archivos, solicitar planos, contratos o listados específicos (los elige el auditor, no el auditado, pues podrían estar preparados).

9. Entrevistas con el personal:

Respecto al modo de llevar a cabo las entrevistas, una serie de consideraciones importantes:

• Presentarse, explicar por qué y para qué se está allí.
• Utilizar un lenguaje adecuado al interlocutor, no actuar con prepotencia, explicar cuanto sea necesario, ser paciente, etc.
• Ser puntual, educado, etc.
Respecto a las preguntas, es importante:
• Realizar preguntas abiertas para tantear, y acotar aquello que se desee obtener o evidenciar
y realizar preguntas cerradas para obtener bases sólidas y evidenciables que permitan emitir un veredicto.
• Emplear argumentos positivos y formular las preguntas siempre de modo afirmativo. Por ejemplo, es preferible afirmar que “deben ser establecidos objetivos medioambientales por parte del Ayuntamiento, tal como requiere la norma” en lugar de: “el Ayuntamiento no tiene objetivos medioambientales establecidos”:
• No resultar capcioso a la hora de formular las cuestiones.
• Las preguntas se formulan a la persona que realiza el trabajo o responsable de la actividad auditada.
• Repetir la pregunta si es preciso o formularla de otro modo, si no es entendida.
• Tomar notas sin interferir en el desarrollo de la entrevista.

Finalizar la entrevista siempre de una manera positiva, haciendo un breve resumen al entrevistado y agradeciéndole su ayuda y tiempo prestado.

10. Inspección visual de las actividades auditadas

Existen, en el transcurso de una auditoría, determinadas instalaciones, equipos o similar, que lógicamente no pueden ser entrevistados, y además no generan ningún tipo de registro.

En estos casos, de lo que se trata es de dejar constancia de que “esa instalación o similar” de la que se habla en el párrafo anterior sea efectivamente como recoge la documentación.
Por ejemplo: en la documentación relativa a control de residuos, puede recogerse que “la basura municipal se depositará en contenedores estáticos, normalizados de 1.500 litros de capacidad habilitados al efecto, y situados en la vía pública”. El único modo que tiene el auditor de evidenciar este punto, es “ver” físicamente estos contenedores.

Bien sea mediante la revisión de la documentación del sistema, entrevista con el personal o inspección visual el auditor ha de procurar:

• Describir el momento en que se detectan los hechos que no son conformes con los criterios de la auditoría.
• Detectar los puntos que han de ser investigados con mayor profundidad y asegurarse de que todos han estado comprobados.
• Basar las no conformidades en hechos objetivos y demostrables.
• Contrastar la información en diversas fuentes y con el resto de integrantes de la auditoría.

11. Reunión final

Una vez se han realizado las entrevistas necesarias, se ha revisado la documentación requerida, y se han inspeccionado las instalaciones auditadas; se trata de exponer las primeras conclusiones al auditado.

La reunión final tiene en sí dos etapas:

1. Preparación de la reunión final: donde el auditor(es) prepara(n) las conclusiones a exponer al auditado y el modo de exponerlas, comprobando para cada uno de los hallazgos, cuáles de ellos constituyen causa de no conformidad y cuáles son sencillamente observaciones / recomendaciones.

2. Reunión final auditado - auditor propiamente dicha.

Objetivos de la reunión final:

• Exponer los hallazgos de auditorías; explicando cuáles son No Conformidades y cuáles
Observaciones.
• Llegar a un consenso sobre estos hallazgos (caso de que sobre éstos exista alguna desavenencia entre auditor y auditado).
Alternativas respecto a la reunión final, existen dos opciones:
• Exponer al auditado los principales hallazgos de auditoría, comunicándole la entrega del informe definitivo en el plazo que se fije en el programa de auditoría.
• Entregar el informe de auditoría en el momento de la reunión final completamente manuscrito.
Lo habitual suele ser la primera opción por un motivo: las primeras “impresiones” pueden ser matizadas o mejor expuestas en el momento de redactar un informe sin las prisas que supone cumplir un programa estricto de auditoría.

Sin embargo, en auditorias parciales que pudieran realizar personal de un área a otra del Ayuntamiento, suele ser habitual elaborar a mano el informe de auditoría en presencia del auditado en el momento de cierre de la auditoría.

12. Cierre de auditoría

La auditoría concluye cuando el auditado recibe del auditor el informe de auditoría, y éste es aceptado.
El informe de auditoría debe ser elaborado por el auditor jefe (en caso de más de un auditor) y se debe entregar a la persona que se determine en la reunión final. Por ejemplo al Concejal de Medio Ambiente, quien internamente lo distribuye en el Ayuntamiento. Puede plantearse enviar varios originales del informe de auditoría, a distintos receptores, en cualquier caso esto quedará recogido en el programa de auditoría.

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