LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES VINCULADOS CON ASUNTOS TRIBUTARIOS

OBLIGACIÓN DE LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD COMPLETA (Artículo 65 de la Ley Impuesto a la Renta)

1. Las Personas Jurídicas 

- Contabilidad completa

2.- Las Personas Naturales (Con Negocio).

De acuerdo a los siguientes tramos:

a. Hasta 100 UIT de ingresos brutos anuales:

-  Registro de Ventas e Ingresos

-  Registro de Compras

-  Libro de Inventarios y Balances y

-  Libro de Caja y Bancos

b. Mas de 100 UIT de ingresos brutos anuales: Contabilidad Completa

Los libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:

1. Libro de Caja y Bancos

2. Libro de Inventarios y Balances

3. Libro Diario

4. Libro Mayor

5. Registro de Compras

6. Registro de Ventas e Ingresos:

Asimismo, los siguientes libros y registros integraran la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta. 

1. Libro de Retenciones incisos e) y f) del articulo 34º de la Ley del Impuesto a la Renta.

2. Registro de Activos Fijos

3. Registro de Costos

4. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas

5. Registro de Inventario Permanente Valorizado.  

OBLIGACIÓN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES DE LOS DEUDORES TRIBUTARIOS 

Con relación a los Libros y Registros Contables los Deudores Tributarios están obligados a:

a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT; o los sistemas, programas, soportes portadores de microformas grabadas, soportes magnéticos y demás antecedentes computarizados de contabilidad que los sustituyan, registrando las actividades u operaciones que se vinculen con la tributación conforme a lo establecido en las normas pertinentes.

Los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional; salvo que se trate de contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministro de Economía y Finanzas, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los Estados Unidos de América.

b. Igualmente el deudor tributario deberá indicar a la SUNAT el lugar donde se llevan los mencionados libros, registros, sistemas, programas, soportes portadores de microformas grabadas, soportes magnéticos u otros medios de almacenamiento e información y demás antecedentes electrónicos que sustenten la contabilidad; en la forma, plazos y condiciones que ésta establezca. 

Numeral 4 Articulo 87 TUO del Código Tributario

Constituyen infracciones relacionadas con la obligación de llevar libros y/o registros, o contar con informes u otros documentos:

a. Omitir llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos.

b. Llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, el registro almacenable de información básica u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes.

c. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o actos gravados, o registrarlos por montos inferiores.

d.Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT.

e. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, que se vinculen con la tributación.

f. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución deSuperintendencia de la SUNAT, excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera.

g. No conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, documentación sustentatoria, informes, análisis y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, o que estén relacionadas con éstas, durante el plazo de prescripción de los tributos.

h. No conservar los sistemas o programas electrónicos de conabilidad, los soportes magnéticos, los microarchivos otros medios de almacenamiento de información utilizados en sus aplicaciones que incluyan datos vinculados con la materia imponible en el plazo de prescripción de los tributos.

i. No comunicar el lugar donde se lleven los libros, registros, sistemas, programas, soportes portadores de microformas gravadas, soportes magnéticos u otros medios de almacenamiento de información y demás antecedentes electrónicos que sustenten la contabilidad.

Articulo 175 TUO del Código Tributario.

SISTEMA DE CONTABILIDAD 

a) Sistema de Contabilidad Manual.

- Libros Tradicionales.

b) Sistema de Contabilidad Computarizado.

- Hojas Sueltas

- Hojas Continuas

Para optar por un sistema de contabilidad se debe poner con conocimiento de la SUNAT obligatoriamente ya sea en el momento de inscribirse en el Registro único de Contribuyentes o realizar modificación en cualquier momento.   

AUTORIZACIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTRO CONTABLES U OTROS LIBROS DEUDORES 

4.1.LEGALIZACION DE LOS LIBROS

Los libros y registros vinculados a asuntos Tributarios serán legalizados por:

- Los notarios.

- Jueces de paz letrados.

- Jueces de paz.

Los notarios o jueces a que se refiere el párrafo anterior colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente información:

a) Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el  caso.

b) Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario,según sea el caso.

c) Número del RUC.

d) Denominación del Libro o Registro.

e) Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;

f) Número de folios de que consta.

g) Fecha y Lugar en que se otorga; y

h) Sello y Firma del notario o Juez, según sea el caso.

AUTORIZACIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES U OTROS LIBROS Y REGISTROS

LIBRO DE PLANILLAS. Esta regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias. Ministerio de Trabajo

Articulo 2 de la Resolución de Superintendencia Nro 234-2006/Sunat 

4.2. OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACIÓN

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. 

LIBRO DE PLANILLAS. Tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias. 

Articulo 3 de la Resolución de Superintendencia Nro 234-2006/Sunat

4.3. EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS.

Las hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

Las hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables.

El empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro(4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones.

De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.

Articulo 5 de la Resolución de Superintendencia Nro 234-2006/Sunat.

REQUISITOS, CARACTERISTICAS, CONTENIDO, FORMA Y CONDICIONES EN QUE DEBERÁ SER LLEVADO LOS LIBROS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD 

a) Contar con los siguientes datos de cabecera:

(i) Denominación del libro o registro.

(ii) Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

(iii) Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste. 

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

b) Contener el registro de las operaciones:

(i) En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden pre- determinado.

(ii) De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.

(iii) Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente en el país, a cuyo efecto emplearán cuentas contables desagregadas a nivel de:

(iii.1) Tres (3) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs; y, 

(iii.2) Cuatro (4) dígitos como mínimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs.

(iv) Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda. 

A tal efecto, los totales acumulados en cada folio, serán trasladados al folio siguiente precedidos de la frase "VAN". 

En la primera línea del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase "VIENEN".

Culminado el período o ejercicio gravable, se realizará el correspondiente cierre registrando el total general..

De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable, se registrará la leyenda "SIN OPERACIONES" en el folio correspondiente

Lo dispuesto en el presente inciso (iv) no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. En ese caso, la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio.

(v) En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario.

c) Incluir los registros o asientos de ajuste, re clasificación o rectificación que corresponden. 

d) Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario.

e) Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal, así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboración

Lo dispuesto en el presente artículo, no será de aplicación para:

i) El Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, regulado en la Ley de la EIRL.

ii) El Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, regulado en la Ley General de Sociedades.

iii) El Libro de Actas del Directorio, regulado en la Ley General de Sociedades

iv) El Libro de Matrícula de Acciones, regulado en la Ley General de Sociedades. 

v) El Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N° 001- 98-TR y normas modificatorias.

Articulo 6 de la Resolución de Superintendencia Nro 234-2006/Sunat

FORMATOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD PUBLICADOS EN OTRO ARTÍCULO.

Balance General

Balance General

"Trabajos de Contabilidad"

Es el documento en el cual se describe la posición financiera de la empresa en un momento dado (en un punto específico del tiempo).

Indica las inversiones realizadas por la empresa bajo la forma de Activos, y los medios a través de los cuales se financiaron dichos activos, ya sea que los fondos se obtuvieron bajo la modalidad de préstamos (Pasivos) o mediante la venta de acciones (Capital Contable).

Es como una FOTOGRAFIA que muestra la posición financiera de la empresa en un momento determinado del tiempo. Está compuesto por el Activo, Pasivo y Patrimonio.

El Balance General de una empresa muestra sus activos (lo que posee) y sus pasivos (lo que debe) en un momento dado.

La diferencia entre activos y pasivos es el valor neto de la empresa, llamado también Patrimonio o Capital de los propietarios.

Ecuación de Equilibrio

Componentes del Balance General

* Activo: se refiere a todo aquello que le pertenece a la empresa y se clasifican según su grado de liquidez, es decir, la facilidad con la que se pueden convertir en efectivo. Se ordenan según el grado de liquidez, de mayor a menor grado. Se dividen en Activo Corriente y Activo No Corriente.

- Activo Corriente: son aquellos Activos con mayor grado de liquidez (aquellos que se pueden convertir en efectivo en un período máximo de un año, es decir, el ciclo normal de operación de un negocio). Entre ellos tenemos: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Otras cuentas por cobrar, Inventarios y Gastos Pagados por Anticipado.

Caja y Bancos: representa el Efectivo de la empresa (en la misma empresa o en Bancos). Este activo tiene un 100% de liquidez.

Cuentas por cobrar: son producto de las ventas al crédito y representan aquellos montos que la empresa va a recibir como pago de sus clientes (deudores).

Otras Cuentas por cobrar: son cuentas por cobrar producto de alguna transacción distinta al giro del negocio (alquiler de algún ambiente propiedad del negocio).

Inventarios: representan las existencias que tiene la empresa en su almacén, pudiendo ser: insumos, materia prima, productos en proceso y productos terminados, dependiendo del giro del negocio (empresa productora, comercial o de servicios).

Gastos pagados por anticipado: representas pagos que la empresa realiza por adelantado por algún producto o servicio que utilizará en el futuro (seguros, alquileres).

- Activo No Corriente: son aquellos Activos con menor grado de liquidez (aquellos que se pueden convertir en efectivo en un plazo mayor a un año). Entre ellos tenemos los Activos Fijos (terrenos, inmuebles, maquinarias, equipos) y Depreciación.

Activos Fijos: son el Terreno, Edificios (Inmueble), Maquinaria y Mobiliario propiedad de la Empresa.

Depreciación: representa el desgaste de los Activos Fijos propiedad de la empresa, por su uso en el tiempo. El único Activo Fijo que no se deprecia es el Terreno.

Método de depreciación: línea recta.

Ejemplo: Si usted adquiere una cinta de escribir para la impresora puede deducir el costo de la misma en forma inmediata. Sin embargo si adquiere una máquina en $ 25,000.00 e intenta hacer lo mismo sus ingresos se verán distorsionados. La diferencia es que la maquina será utilizada a lo largo de varios años para generar ingresos.

De manera que se deduce o deprecia una porción de ese gasto a lo largo del tiempo estimado de duración del mismo. Los EEFF reflejaran mejor la contribución de ese activo a sus operaciones.

* Pasivo: son las obligaciones que tiene la empresa para con terceros (excepto dueños). Se clasifican según el plazo en el cual se tiene que honrar dicha obligación y se dividen en Pasivo Corriente y Pasivo No Corriente.

- Pasivo Corriente: son aquellas deudas que deben honrarse en el corto plazo (un año como máximo). Se tienen: Proveedores, Bancos, Empleados, Estado, entre otros.

Proveedores: son las obligaciones que tiene la empresa para con sus Proveedores, por los créditos que estos le hayan otorgado.

Bancos: son las deudas que tiene la empresa con los bancos por préstamos de corto plazo que estos le hayan otorgado.

Empleados: son las deudas que tiene la empresa con sus empleados (trabajadores) por concepto de sueldos, gratificación, beneficios sociales, entre otros.

Estado: son las deudas que tiene la empresa con el Estado por el pago de impuestos.

- Pasivo No Corriente: son aquellas deudas que deben honrarse en el largo plazo (más de un año). Se tienen Hipotecas, Tenedores de Bonos, entre otros.

Hipotecas: son deudas de largo plazo que tiene la empresa con entidades financieras por algún crédito hipotecario.

Tenedores de Bonos: son deudas de largo plazo que tiene la empresa con inversionistas de bonos emitidos por esta.

* Patrimonio: son las obligaciones que la empresa tiene con accionistas. Se tienen: Capital y Utilidades Acumuladas.

Capital: representa la inversión inicial y aportes posteriores que hayan realizado los dueños o accionistas de la empresa para la constitución y operación de la misma.

Utilidades Acumuladas: son las ganancias que la empresa va teniendo en el tiempo las cuáles se van acumulando. Estas se pueden capitalizar (convertirse en Capital) o distribuirse a los dueños a través del pago de dividendos.

Estructura del Balance General

Ejemplo de Balance General

Aspectos adicionales del Balance General

Aunque todos los activos se expresan en términos de unidades monetarias, sólo el Efectivo representa dinero real. Las cuentas por cobrar son cuentas adeudadas por terceros a favor de la empresa y los inventarios muestras las inversiones en unidades monetarias que la empresa ha realizado en materias primas, productos en proceso y productos terminados.

Los derechos contra los activos pueden ser de dos tipos: pasivo (dinero que adeuda la empresa) y la propiedad de los accionistas. El capital de los accionistas será un residuo que representa la cantidad que recibirán los accionistas si todos los activos de la empresa pudieran venderse a sus valores en libros y si todos los activos pudieran pagarse también en valores.

La cuenta Utilidades Retenidas se acumula a través del tiempo a medida que la empresa “ahorra” o “reinvierte” una parte de sus utilidades en lugar de pagarla como dividendos.

La otra cuenta del Patrimonio, el capital, surge de la emisión de acciones para obtener nuevos fondos de capital.

El balance general cambiará todos los días a medida que la empresa va teniendo diversos tipos de transacciones (aumento de inventarios, disminución de préstamos bancarios, entre otros).

Ecuación de Equilibrio

Si se incrementa un Activo se debe:
- disminuir otro activo en un importe igual, o
- aumentar un pasivo o patrimonio en un importe igual.

Si se disminuye un Activo se debe:
- aumentar otro activo en un importe igual, o
- disminuir un pasivo o patrimonio en un importe igual.

Si se incrementa un Pasivo se debe:
- disminuir otro pasivo o patrimonio en un importe igual, o
- aumentar un activo en un importe igual.

Si se disminuye un Pasivo se debe:
- aumentar otro pasivo o patrimonio en un importe igual, o
- disminuir un activo en un importe igual.