Auditoria Gubernamental, El Sistema Nacional de Abastecimiento

Auditoria Gubernamental, El Sistema Nacional de Abastecimiento

DEFINICIÓN

Es el conjunto de normas y procedimientos conducentes a proveer a las entidades del Estado los bienes, servicios, consultorías y obras que requieren los usuarios de sus dependencias internas, orientados al cumplimiento de sus metas y objetivos.

CLASIFICACIÓN

- SUB – SISTEMA DE INFORMACIÓN
- SUB- SISTEMA DE OBTENCIÓN
- SUB – SISTEMA DE UTILIZACIÓN Y PRESERVACIÓN

- SUB – SISTEMA DE INFORMACIÓN

PROCESO TÉCNICO DE CATALOGACIÓN

Proceso por el cual se obtiene, depura, homogeniza, ordena, codifica, actualiza y proporciona la información referida a los bienes y servicios susceptibles de ser necesitados por las entidades. Para ello se elabora un CATALOGO, que consiste en la clasificación de cada bien.

PROGRAMACIÓN DEL ABASTECIMIENTO

Proceso por el cual se prevé en forma racional y sistemática, la satisfacción de necesidades de bienes y servicios para el cumplimiento de las metas asignadas por una entidad.

Aplica criterios de austeridad y prioridad, empleando los instrumentos técnicos.

REGISTRO Y CONTROL

Proceso transversal por que se halla presente en todos los procesos técnicos del abastecimiento.
Su finalidad esta orientado a sentar pautas de control é información para la verificación y conformidad de las operaciones.

- SUB – SISTEMA DE OBTENCIÓN

ADQUISICIÓN

Proceso a través del cual se formaliza y consolida la tenencia o disponibilidad de Bienes y servicios, en base a necesidades previstas.

RECUPERACIÓN DE BIENES

Es el conjunto de actividades de naturaleza Técnico – Administrativo – Jurídico, orientado a volver a tener dominio o disposición sobre los bienes para su uso, consumo o proporcionar servicios, comporta como condición previa, haber tenido derecho de propiedad y uso y luego haberlos perdido por descuido, deterioro, abandono, uso, robo, distribución, merma, obsolescencia ú otros.

EJEMPLO: Determinación de Faltantes del Activo Fijo

AREA DE PATRIMONIO

Establece la relación de bienes faltantes.

AREA DE LOGISTICA

Deriva lo actuado a la Oficina de Administración.

OFCINA DE ADMINISTRACIÓN

Dispone el inicio de las investigaciones pertinentes.

OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

Determina responsabilidades.

- SUB SISTEMA DE UTILIZACIÓN Y PRESERVACIÓN

ALMACENAMIENTO

Conjunto de actividades técnico – administrativo, referida a la utilización temporal de bienes en un espacio físico determinado, como vía para trasladarlos físicamente (temporal o definitiva ) a los usuarios.

MANTENIMIENTO

Proceso por el cual se actúa sobre los bienes materiales con el propósito de conservar su estado óptimo de funcionamiento que permita prolongar su periodo de vida útil.

SEGURIDAD

Proceso por el cual se previene, evita, detecta y/o extinguen las situaciones que puedan causar daño o pérdida en las personas, a fin de que puedan evitar cualquier tipo de paralización de los procesos productivos.

DISTRIBUCIÓN

Conjunto de actividades referidas a la directa distribución de necesidades.

DISTRIBUCIÓN FINAL

Conjunto de actividades de naturaleza Técnico – Administrativo – Jurídicas, orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes y servicios proporcionados a las diferentes dependencias.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Documento de gestión donde se consigna los tipos de bienes , servicios y obras por adquirirse y contratarse, que son requeridos de manera anual, con indicación de un resumen de sus especificaciones técnicas.

INAPLICABILIDAD DE LA LEY

- Contratación de funcionarios y servidores públicos sujetos a regímenes de la carrera administrativa
- Contratación de auditorias externas
- Operaciones de endeudamiento interno o externo
- Las adquisiciones o contrataciones cuyos montos en cada caso sea igual o inferior a una UIT al momento de la transacción

FORMULACIÓN DEL PAAC

Para la elaboración del PAAC, cada una de las dependencias de la entidad determinará dentro del plazo señalado por el Titular, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de sus metas.
Una vez aprobado el PIA, el PAAC se sujetará a los montos presupuestales establecidos.
No se atenderá requerimientos que no estén consignados en el PAAC

CONTENIDO DEL PAAC

- Objeto de la adquisición o contratación.
- Descripción de los bienes, servicios, obras a adquirir o contratar.
- Valor estimado de la adquisición o contratación.
- Tipo de proceso de selección.
- Fuente de financiamiento.
- Fecha probable de la convocatoria
- Niveles de centralización o desconcentración

MODIFICACIÓN DEL PAAC

- El PAAC podrá ser modificado de conformidad con la asignación presupuestal, o en casos de reprogramación de metas institucionales.
- Se tenga que incluir o excluir procesos de selección.
- Se modifique la cantidad prevista de bienes y servicios ú obras en mas del 25% del valor estimado.

PROCESOS DE SELECCIÓN

- LICITACIÓN PÚBLICA
- CONCURSO PÚBLICO
- ADJUDICACIÓN DIRECTA
- ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA

REQUISITOS DEL PROCESO

- Que los bienes, servicios ú obras se encuentren contemplados en el PAAC, bajo sanción de nulidad.
- Contar con el expediente debidamente aprobado.
- Consignar la disponibilidad de recursos y la fuente de financiamiento respectiva.

CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS

- El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el Área, definiendo la cantidad y características de los bienes, servicios ú obras que se van a adquirir, las que deberán contar obligatoriamente con las especificaciones técnicas respectivas.
- No se deberá consignar marcas o similares características.
- El Valor Referencial no podrá ser superior a los valores de mercado.

Aspectos Mínimos a Consignar en un Proceso de Selección

- Contar con la respectiva disponibilidad de fondos previstos en su PIA
- Que los bienes, servicios y obras a adquirir o contratar se encuentren contemplados en el PAAC.
- Conformación del Expediente respectivo
- Que los postores se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Proveedores
- Consignar el Valor Referencial
- Convocatoria acorde con el tipo de proceso de selección a realizar
- Colgar información relativa al proceso en la página Web del SEACE.
- Notificación al PROMPYME, cuando corresponda
- Publicación de Bases del Proceso
- Suscripción del Contrato, cuando corresponda.

EXONERACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

- Entre entidades del sector público, de acuerdo al criterio de economía.
- Contratar servicios públicos sujetos a tarifas cuando estas sean únicas.
- En situación de desabastecimiento inminente o emergencia.
- Con carácter de secreto militar.
- Cuando exista proveedor único.
- Para los servicios personalísimos.

EL VALOR REFERENCIAL

- Es el valor determinado por la entidad mediante estudios o indagaciones sobre los precios que oferta el mercado y que tiene relación con el objeto de la adquisición o contratación.
- Se calcula incluyendo: Tributos, seguros, transportes, suscripciones, costos laborales.
No deberá ser mayor a 4 meses de antigüedad.

COMPRAS CORPORATIVAS

- Acto por el cual las entidades públicas, mediante la suscripción de convenios interinstitucionales, acuerdan la adquisición de bienes y servicios en forma conjunta a través de un proceso de selección único, aprovechando los beneficios de la economía de escala, que permita obtener ventajas y condiciones apropiadas.

PRÁCTICAS RESTRICTIVAS

Los postores están prohibidos de celebrar acuerdos entre sí o con terceros, con el fin de establecer prácticas restrictivas de libre competencia, bajo sanción de ser inhabilitado para contratar con el Estado.

PROHIBICIÓN DE FRACCIONAMIENTO

Queda prohibido fraccionar la adquisición de bienes, contratación de servicios y la ejecución de obras, con el objeto de cambiar el tipo de proceso de selección.

No se considera fraccionamiento a las :

- Contrataciones y adquisiciones por etapas.
- Para propiciar la participación de las pequeñas y micro empresas
- Se contrate con el mismo proveedor con objetivos distintos.

SITUACIÓN DE DESABASTECIMIENTO INMINENTE

Es aquella situación extraordinaria é imprevisible en la que la ausencia de determinado bien, servicio ú obra compromete en forma directa la continuidad de las funciones, servicios, actividades ú operaciones productivas que la entidad tiene a su cargo.
Dicha situación es de carácter temporal hasta resolver el impase suscitado.

SITUACIÓN DE EMERGENCIA

- Situación en la cual la entidad debe actuar de manera inmediata como consecuencia de acontecimientos de naturaleza catastrófica que afecten la defensa nacional.

- En este caso se exonera de los trámites regulares y se adoptan las medidas necesarias que posibilite remediar tal situación y satisfacer las necesidades.

BIBLIOGRAFÍA

- D.S.Nº 083-2004-PCM.- T.U.O. de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
El Peruano.- Fecha de Publicación: 29/11/04

- D.S.Nº 084-2004-PCM.- Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
El Peruano.- Fecha de Publicación: 29/11/04